Bakom administration står administratörerna. En yrkesgrupp som David Regin Öborn, nybliven doktor i arbetsvetenskap vid Handelshögskolan, har fokuserat på i sin forskning. Och startskottet kom ur ett explosivt utbrott under ett möte.
David Regin Öborn, du har själv en bakgrund som administratör – vad fick dig att forska inom området?
– Dels en nyfikenhet på gruppen, den typ av administrativa servicesarbeten som denna typ av administratörer kan klassas som är ganska dåligt undersökta. Det finns en tendens idag tycker jag att vi skriver och pratar mycket om administration och administratörer, men vi pratar inte så ofta med administratörerna, i form av forskning.
– Men även om jag tycker att det är ett viktigt område som rymmer många intressanta frågeställningar kring arbetsfördelning, könsmönster, ledning och styrning av organisationer, så skulle jag vilja dela med mig av en anekdot, som också inleder min avhandling. Det är en egenupplevd situation som för mig var startskottet för mitt intresse för området och väcker viktiga frågor om tillhörighet och sociala band.
– När jag studerade min master på ett svenskt universitet, jobbade jag också som timlärare på ett par universitetskurser. Som en ambitiös student med en dröm om att kanske en dag bli en del av akademin var jag väldigt ivrig att delta i alla möjliga seminarier, möten och sammankomster för att visa mitt intresse. På ett av dessa informationsmöten där nya administrativa rutiner presenterades fick en av de äldre akademikerna nog. Personen kom med en ganska elak tirad om administration i allmänhet, akademins förfall och organisationens administration och administratörer i synnerhet.
– Mitt i sitt utbrott stannade personen upp och tittade rakt på institutionsadministratören som hade jobbat där i åratal (och var den enda med en administrativ position i rummet fullt av akademiker), och sa: “Inte du Inga. Du är en av oss, du vet hur det är, du är inte dum. Jag pratar om de andra.”
– Sedan fortsatte akademikern att ranta, faktiskt om Ingas arbetsuppgifter, dumheten i de rutiner hon skulle upprätthålla, okunnigheten hos Ingas administrativa kollegor och så vidare. Till slut fortsatte mötet och denna episod, inte unik men kanske mer upprörd än de flesta utfall om administration och administratörer i akademin, lämnades bakom. Men det väckte min nyfikenhet – hur upplever och hanterar man denna till synes ansträngande position? Vad gör detta med arbetsinsatsen? Var känner man sig hemma som en inkluderad outsider?
– Med erfarenhet från olika roller – administratör, tillfällig lärare, assistent och nu forskarstuderande – har min nyfikenhet på denna miljö vuxit. Episoden ovan blev startskottet för mitt projekt som utforskar hur omorganisationer påverkar roller och sociala relationer.
En av dina frågor är ”Vad har du för arbetsuppgifter som administratör?”. Vad fick du för svar?
– Att det är väldigt olika, ingen dag är den andra lik, och att det beror väldigt mycket på vad som ”kommer in” och vad andra i ens omgivning håller på med. Jag hade nog på förhand en bild av att det kunde vara väldigt varierande och se olika ut dels från dag till dag men också på olika ställen inom organisationen. Men samtidigt så hade jag nog trott att det skulle finnas mer gemensamma riktlinjer och en tydligare bild både bland administratörer och akademiker vad jobbet ska bestå i.
Den otydliga arbetsbeskrivningen för många administratörer – är den ett problem?
– På många sätt är det en tillgång i det att det ger flexibilitet för både verksamheten, stödmottagarna men också för administratören som på det sättet har möjlighet att forma och utveckla sina arbetsuppgifter utifrån behov, intresse och förmågor. Men det finns såklart också risker. En sådan risk är gränsdragningsproblematiken – om man inte vet vad som egentligen ska ingå i arbetet är det svårt att säga vad som inte ska ingå. Eftersom denna typen av stöd och supportarbete är av potentiellt obegränsad karaktär finns risken med en för hög arbetsbelastning och stress. Otydligheten kan också skapa frustration både bland administratörerna och akademiker gällande vem som ska göra vad, vad som ska göras först och så vidare.
Varför tror du att just administratörer har en så otydlig arbetsbeskrivning?
– Dels så tror jag att det på sätt och vis behöver vara så för att det ska fungera i praktiken, i alla fall just nu. Det tror jag hänger samman med de spänningarna inom organisationen som framträder i mina resultat, inte minst gällande arbetsinnehåll och administration för akademisk personal, och till viss del rollkonflikter mellan ledning, administrativ struktur och akademisk struktur. Lite förenklat så kanske man kan se det som en otydlighet åt två håll – dels en otydlighet kring vilket stöd eller typ av stöd som efterfrågas från ”kärnverksamheten” – dels vilket stöd som egentligen erbjuds från ”stödfunktionen”. Då det inte finns en klar, gemensam bild kring det – och eventuellt finns en del motstridigheter kring vad som efterfrågas och erbjuds – så blir såklart arbetsbeskrivningen för den enskilde också vag.
– En annan aspekt av det är också den historiska rollen. Dels finns det en tendens att kvinnodominerade yrken ges vaga och breda arbetsbeskrivningar – det har också historiskt i rollen funnits en stor personbundenhet – alltså att arbetet utförs i relation till en viss person (chef/akademiker osv) vilket medför en stor variation i yrkesrollen, som är svår att fånga i en tydlig arbetsbeskrivning.
Vilka effekter kan en otydlig arbetsbeskrivning ge den anställde?
– Det som framkommer i min studie är å ena sidan det friutrymme och utrymme att forma tjänsten och arbetet utifrån upplevda behov, intressen och förmågor, men å andra sidan risken med en för stor arbetsmängd och slitningar i att hamna mitt emellan olika förväntningar och föreställningar kopplat till vad den anställde ska göra.
Vilka är de tydligaste resultaten i din forskning?
– Om jag ska nämna en sak så är det den obestämbara positionen mellan olika intressenter och aktörer som administratörerna befinner sig i, och hur det för med sig både risker och möjligheter.
På vilket sätt kan din forskning vara till nytta?
– Jag hoppas att mina resultat och bidrag från de enskilda artiklarna kan vara till nytta för vidare forskning och kan bidra till olika vetenskapliga diskussioner kopplat kanske framförallt till organisationsstudier. Då tänker jag inte minst på frågan om tillhörigheter och lojaliteter, hur de lika relationsbanden inom en organisation påverkar handlingar inom den – och kanske inte minst då att det är svårt att veta så mycket om dem innan vi frågar om dem.
Har du hittat saker som du blivit nyfiken på att forska vidare på inom det här fältet?
– Jag skulle dels vilja undersöka om de dynamiker som jag tycker mig ha funnit här också är relevanta i andra, liknande sammanhang, i andra professionella organisationer. Exempelvis inom sjukvården, rättsväsendet och skolan. Det vore också intressant att bredda det internationellt, med erfarenheter från andra länder för att säga något om det mer universella i de trenderna. Avhandlingen rör sig ju också över ett par olika områden där inte minst frågor om teknologi, lojalitetsrelationer och känslan av tillhörighet är områden att spinna vidare på.
Vad ska du göra nu?
– Kopplat till vissa aspekter av mina resultat – frågan om tid och tillhandahållandet av tid till olika uppgifter inom arbetet, så jobbar jag tillsammans med en kollega på en ansökan som handlar just om kopplingen mellan arbetsuppgifter och tilldelad arbetstid. Det är en koppling som på ytan kan framstå som relativt given, men där till exempel en av mina artiklar i avhandlingen pekar på att det där kan vara ganska varierande och godtyckligt. Jag tycker det är ett område som dels är intressant, men också viktigt att gräva lite mer i, inte minst kopplat till frågor om hållbart arbetsliv och sjukfrånvaro kopplat till utmattning och stress.
