Steg 5: Rekrytering

Karlstads universitet har lagar, regler och riktlinjer att följa vid rekryteringsprocesser. Exakt hur processen går till varierar beroende på vilken befattning som är aktuell att rekryteras. För mer information om rekryteringsprocessen, kontakta din institutions HR-specialist. Aktuell HR-specialist finns som stöd vid behov, genom hela rekryteringsprocessen. Arbeta aldrig ensam med rekrytering utan engagera prefekt, studierektor eller ämnesföreträdare, liksom HR-specialisten.

Att tänka på när du behöver rekrytera till ditt projekt:

Föreskrifter

Läs ”Anställningsordningen” och ”Kompletterande bestämmelser till anställningsordningen”. Dessa dokument ger information om tillämpliga befattningar och hur rekryteringsprocessen vid Karlstads universitet fungerar.   

Första steg

  • Kontakta prefekten och diskutera ditt behov av  rekrytering, tidsplan och anställningsprofil.
  • Börja i tid. Rekryteringsprocessen tar tid.

Kompetensbaserad rekrytering

Karlstads universitet arbetar med kompetensbaserad rekrytering, vilket är en metod som grundar sig i ett strukturerat arbetssätt och som fokuserar på och utgår från de kompetenser som är relevanta för arbetsuppgifterna. Detta finns beskrivet i mallarna som används genom hela rekryteringsprocessen.

Anställningsprofil och annons 

  • Anställningsprofil är nödvändig inför varje rekrytering. Kontakta HR-specialist för att få den aktuella annonsmallen inför rekryteringen som ska genomföras.
  • Skicka ett utkast på anställningsprofilen till prefekten och HR-specialisten för synpunkter.
  • De flesta rekryteringar måste annonseras.  
  • Anställningsprofilen ska godkännas av prefekten och dekan innan HR-specialisten annonserar den lediga anställningen.  

Bedömning

  • Kommande steg i processen beror på typ av anställning och befattning.
  • För vissa anställningar krävs externa sakkunnigutlåtanden.
  • Vid bedömning av ansökningar ska endast objektiva och sakliga grunder såsom förtjänst och skicklighet beaktas.  Bedömningen ska grundas på behörighetskrav, bedömningsgrunder, personliga egenskaper  och andra uppgifter som angetts i anställningsprofilen och i universitetets anställningsordning.  

Intervju och referenser

  • De sökande som bäst matchar aktuell anställningsprofil ska inbjudas till intervju (och ibland även provföreläsning). Håll prefekten, studierektorn eller ämnesföreträdaren fortsatt involverade när du gör bedömningsarbetet. Genomför inga intervjuer ensam.
  • HR-specialisten kan sköta informationen till de sökande genom hela processen.  
  • Angivna referenspersoner kontaktas för att bekräfta den sökandes meriter.  
  • Karlstads universitet har mallar för intervjuer och referenstagning.

Anställningsbeslut och anställningsbevis 

  • Efter intervjuer och genomförd referenstagning ska den sökande som bedöms som mest meriterad och som bäst motsvarar anställningsprofilen erbjudas anställning.
  • Institutionen föreslår vilken av de sökande de vill erbjuds anställning.  
  • Dekan eller rektor fattar beslutet om anställning.  Vissa anställningar ska behandlas i anställnings- och befordringsutskottet innan beslut kan fattas.
  • HR-specialisten utfärdar anställningsbeslut och anställningsbevis.
  • HR-specialisten underrättar all sökande om beslutet.  
  • De sökande har tre veckor att överklaga beslutet (gäller ej doktorander).

Arbets- och uppehållstillstånd 

Nya medarbetare från länder utanför EU behöver ansöka om arbets- och/eller uppehållstillstånd hos Migrationsverket. Anställningen kan inte börja förrän tillstånd givits av Migrationsverket.  HR- specialisten kontaktar den nyanställda så snart anställningsbeslutet är klart så att denne kan påbörja sin ansökan om tillstånd.