Organisera dina data

Forskningsprojekt genererar stora mängder forskningsdata, och det är mycket viktigt att organiseringen av forskningsdata planeras tidigt. För att spara tid och undvika fel längre fram i projektet behöver man inom ett projekt bestämma sig för hur datafiler ska namnges och struktureras. Metadata, det vill säga information som beskriver innehållet i datafilen, ger dig möjlighet att skapa en kontext för data så att du och andra snabbt kan förstå och använda datafilerna under och efter ett projekt.

HUR SKA JAG ORGANISERA MINA FILER? 

Logisk och konsekvent organisering av data gör det lättare att hitta, kontrollera och återanvända data. Här är några tips för hur du kan utveckla en bra struktur: 

  • Använd mappar. Gruppera filer i foldrar så att information om ett specifikt ämne får en egen folder. 
     
  • Undersök och använd existerande rutiner. Ta reda på om det finns rutiner bland forskarkollegorna eller på institutionen som kan användas för att organisera data. 
     
  • Namnge mappar på ett tydligt sätt. Ge mapparna namn efter deras ämnesinnehåll, inte utifrån namnen på dem som ansvarar för data. Detta underlättar för nya personer i ett projekt att förstå vad en specifik mapp innehåller. 
     
  • Var konsekvent. När ett namnschema för filer och mappar har etablerats är det viktigt att hålla sig till det. Försöka etablera schemat så tidigt som möjligt, om möjligt innan datainsamlingen börjat. 
     
  • Ordna mappar hierarkiskt. Ha inledningsvis få mappar för bredare ämnen, och skapa därefter mer specifika mappar inom dessa. 
     
  • Separera pågående och avslutade arbeten. När ditt projekt börjar få många filer och mappar, kan det vara en bra idé att separera det som är avslutat från det som är pågående arbete. 
     
  • Använd "My documents" för pågående arbete. Med regelbundna intervall kan det sedan vara bra att flytta över avslutat arbete till en särskild arkivmapp. 
     
  • Backup. Säkerställ att dina data säkerhetskopieras, oavsett om du förvarar dem lokalt på datorn eller på ett nätverk. 
     
  • Granska ditt material. Gå med jämna mellanrum igenom materialet och flytta eller gallra material som inte behöver finnas kvar. Skriv in en påminnelse i kalendern så att du inte glömmer detta. 

VAD SKA JAG TÄNKA PÅ NÄR JAG NAMNGER MINA FILER? 

Bestäm dig/er för ett namngivningsschema tidigt i projektet. Användbara filnamn är: 

  • Konsekventa
  • Meningsfulla för dig och dina kollegor
  • Lätta att hitta 

Det är bra om ditt projekt, eller till och med ämne och institution, kommer överens om följande element i ett filnamn:

  • Vokabulär. Använd ett standardvokabulär för filnamn, så att alla använder samma slags språk. 
     
  • Interpunktion. Bestäm vilka regler som ska gälla för om och hur symboler, versaler, bindestreck och mellanslag ska användas 
     
  • Datum. Kom överens om hur datum ska anges. 
     
  • Ordning på filelement. Bestäm i vilken ordning olika delar av filnamnet ska anges, så att det blir lätt att identifiera dem. 
     
  • Numrering. Specificera hur numrering ska göras för att bli konsekvent och därmed undvika dubbletter. Till exempel 01 eller 001. 

HUR NAMNGER JAG MINA FILER SÅ ATT JAG VET VILKEN VERSION SOM ÄR DEN SENASTE? 

Dokument inom ett projekt skapas sällan av en person. Ofta är fler personer involverade och dessutom under en längre tid. Detta innebär att förvirring lätt kan uppstå om vilken dokumentversion som är den senaste. Här är några förslag på hur detta kan undvikas: 

  • Använd ett system för versionsrevidering. Större revideringar av en fil kan indikeras med hela nummer, till exempel: "v01" är den första versionen, "v02" är den andra versionen. Mindre förändringar kan indikeras med decimaler, till exempel "v01_01" för den första mindre revideringen i den första versionen, medan "v03_02" är den andra mindre revideringen av den tredje versionen. 
     
  • När utkast skickas ut för synpunkter ska det reviderade dokumentet innehålla information om vem som gjort revideringen. Till exempel: En fil med namnet "datav01-20190101_NN" indikerar att en kollega (NN) har gjort ändringar den 1 januari 2019. Den ansvariga författaren ska därefter inkorporera förändringarna i version "v01" och döpa om denna version i enhetlighet med det namnschema som projektet kommit överens om. 
     
  • Inkludera en versionskontrolltabell för varje viktigt dokument, där förändringar noteras tillsammans med datum och versionsnummer. Kom överens om vem som ska slutföra dokumentet och markera det som slutgiltigt, till exempel: "final".