Under och efter utbytet
Under utbytet
För att utbytessamarbetet mellan lärosätena ska fortsätta är det viktigt att du är en god ambassadör för Karlstads universitet under din utbytestermin. Detta innebär att du ska vara en god student och vara medveten om att du representerar universitetet. Du kan också delta i mässor, informationstillfällen och finnas tillgänglig om det Internationella kontoret på ditt utbyteslärosäte ber dig om något. Marknadsföringsmaterial som kan hjälpa dig finner du i högerspalten.
Learning agreement
Innan avresa skriver vi ett Learning agreement för att garantera tillgodoräknande av dina utbytesstudier vid Karlstads universitet. Om du behöver byta kurser på plats behöver du även göra ändringar i ditt Learning Agreement så ändringarna blir godkända av alla parter.
Dokumentera din utbytestermin
Dokumentera gärna din utbytestermin med bilder och text. Kontakta International Office om du vill dela med dig av dina upplevelser på sociala medier.
Vid eventuell kris eller nödsituation
Det är viktigt att du är medveten om aktuella nödnummer i det land du gör din utbytestermin vid. Se till att du har dessa larmnummer och kontaktinformation för försäkringen nedan sparade. Kom ihåg att anmäla dig till svensklistan via Sweden abroad (se länk till höger)
Inställda utbyten vid avrådan från Utrikesdepartementet (UD)
Karlstads universitet följer riktlinjerna från UD och Folkhälsomyndigheten, samt ditt mottagande lärosäte. Så länge som dessa tre instanser anser det säkert att åka kommer Karlstads universitet att tillåta ditt utbyte.
Planerade utbyten
Om det innan avresa finns en avrådan från UD som gäller för hela eller delar av tidsperioden studenten ska vara på utbyte dras utbytesplatsen tillbaka för berörd student och utbytet kan inte genomföras.
Under pågående utbyte
Om UD:s reseinformation införs, eller ändras, efter avresa och UD antingen ”avråder från icke-nödvändiga resor” eller ”avråder från alla resor” ska säkerhetschef vid Karlstads universitet i samråd med International Office vid Karlstads universitet avgöra om det är lämpligt för studenten att stanna i landet eller om utbytet ska avbrytas.
Om UD:s reseinformation införs, eller ändras, efter avresa och UD ”uppmanar svenskar att lämna landet/landområde” ska utbytet avbrytas omedelbart och studenten ska lämna landet/landområdet.
Försäkring
Du är försäkrad genom Kammarkollegiets försäkring StudentUT under din utbytesperiod, se kontaktuppgifter i högerspalten. Du kan läsa mer om villkor och ersättningsanspråk här:
Transcript of Records - Resultatintyg
Undersök hur och när du kommer att få dina betyg från ditt utbyteslärosäte. Betygen behövs för att du ska kunna tillgodoräkna dig dina utbytesstudier. I de fall som utbyteslärosätet skickar betygen direkt till International Office kommer du att få ett mejl om var och när du kan hämta upp betygen så snart de ankommit till Karlstads universitet.
Certificate of Attendance (Gäller endast Erasmus+)
Är du på utbyte via Erasmus+ kommer du att behöva lämna in dokumentet Certificate of Attendance där du påvisar din studieperiod för utbetalningen av ditt stipendium. Dokumentet ska signeras av utbyteslärosätet på plats i samband med terminens slut och innan du reser hem.
Efter utbytet
Tillgodoräkning
För att dina utbytesstudier ska räknas som universitetsstudier här i Sverige måste du göra ett tillgodoräknande.
Har du läst på valfri termin ska du i ditt mejl bifoga följande;
- Officiellt transcript
- Learning Agreement
- Blanketten ”Avslutade utbytesstudier”
Har du inte läst på en valfri termin, utan istället bytt ut och läst motsvarande kurser du skulle läst i Karlstad, ska du förutom ovan bilagor även bifoga blanketten Ersättande av kurs som du hittar här:
Samtliga underlag skickas samlade i ett mejl till tillgodorakning@kau.se
Handläggningstiden för ett tillgodoräknande är i normalfallet ca 4 veckor. När beslut är taget skickas det till din digitala brevlåda. Saknas sådan mejlas beslutet. Beslut om ersättande av kurs meddelas per post.
International Office ansvarar inte för att tillgodoräknandet samt eventuellt ersättande av kurs blir gjorda, det är alltså ditt eget ansvar och inget som sker automatiskt.
Travel report - Reseberättelse
Efter utbytet ska du fylla i en Reseberättelse (travel report), för att dela med dig av din utbytestermin. Det är uppskattat bland våra potentiella utbytesstudenter att kunna läsa om tidigare studenters erfarenheter och lärdomar. Reserapporten kommer att publiceras i vårt sökverktyg för utbytesmöjligheter. Du hittar formuläret här:
Utbytesambassadör
Efter din utbytestermin är du välkommen att anmäla dig till att vara utbytesambassadör. Som utbytesambassadör arbetar du med att marknadsföra utbytesstudier och dela med dig av dina erfarenheter under din utbytestermin till studenter på Karlstads universitet, till exempel vid programstart, programdagar, mässor och informationstillfällen. Anmäl dig genom att skicka ett mejl till exchange@kau.se.
Erasmus+ student
Har du åkt på utbyte genom Erasmus måste du besvara en enkät om ditt utbyte (Participant Survey) från Erasmus. Du kommer att få detta via mejl vid slutet av utbytet. Vi rekommenderar att du även gör den andra delen av språktestet du gjorde innan utbytet.